Как в СТМ внедрили инструменты автоматизации нормативно-справочной информации
Машиностроительные предприятия холдинга «Синара — Транспортные Машины» продолжают работу над унификацией и автоматизацией закупок комплектующих и расходных материалов. Одним из проектов, реализованных по заказу дирекции по закупкам СТМ, стала автоматизация управления нормативно-справочной информацией по номенклатуре и контрагентам в рамках централизованной системы управленческого и финансового учета.
В проекте приняли участие ИТ-службы СТМ и Группы Синара, дирекция по закупкам СТМ, а также специализированная команда организации-разработчика программного обеспечения.
До начала реализации проекта базы данных по номенклатуре и контрагентам в контуре СТМ велись в самых разных программах и практически не поддавались унификации. Это затрудняло возможности учета покупки и передвижения ТМЦ в масштабе холдинга.
На первом этапе проекта специалисты собрали описания номенклатуры у всех предприятий с целью ее нормализации — удаления дублирующих описаний. Справочник объемом более 250 тыс. позиций сократился втрое.
Затем была разработана система справочников по номенклатуре и контрагентам, единая для Торгового дома СТМ и первого пилотного предприятия — завода «Калугапутьмаш». Ее внедрение завершилось в начале 2022 года.
С января 2022 года специалисты ИТ-службы СТМ приступили к тиражированию пилотного проекта на остальные предприятия холдинга. Сегодня контур использования единых справочников номенклатуры и контрагентов охватывает почти все производственные и сервисные предприятия СТМ, включая крупнейшее — «СТМ-Сервис».
Стандартные коды для каждой из закупаемых позиций облегчают прослеживание использования материалов и комплектующих, позволяют точнее прогнозировать потребности и организовать централизованные закупки большого объема там, где это будет наиболее выгодно. В перспективе это позволит не только экономить деньги, но и не перегружать складские площади.
Для успешной работы новой системы дирекция по закупкам и ИТ-службы Группы Синара и СТМ разработали регламенты для дальнейшей работы со справочниками, которые помогут сохранить гибкость и управляемость процесса закупок, а также внедрить в дальнейшем централизованные модули «Система закупок» для обеспечения производства и «Казначейство» для контроля оплат.
«Один из залогов успеха работы любой структуры компании заключается в последовательности в действиях, стандартизации внутренних процессов и приведении их к общему виду, – комментирует заместитель генерального директора СТМ по закупкам Денис Зиновьев. – Наш совместный проект с ИТ-службами СТМ и Группы Синара уже доказывает свою эффективность: нам удалось полностью синхронизировать работу отделов закупок на предприятиях холдинга. В частности, это привело к тому, что процесс разрешения сложных ситуаций и возникающих вопросов стал намного быстрее и, разумеется, удобнее. Также с появлением общей базы мы фактически обезопасили себя от ошибок, связанных с человеческим фактором: вся необходимая информация находится легко и оперативно. Это означает, что наши сотрудники сразу видят и выбирают наиболее оптимальный вариант для конкретного проекта. Ну и подчеркну, что разработка и внедрение подобной программы – это своего рода показатель того, что наш холдинг идет в ногу со временем и адаптирует лучшие мировые практики к своей деятельности».
СЛОВАРЬ
- Классификация – разделение множества записей ТМЦ на подмножества (классификационные группировки) по их схожести или различию в соответствии с принятыми методами классификации.
- Нормализация – приведение информации к стандартному виду, устранение ошибок, неточностей и неполноты в данных, устранение дублей, дополнение недостающей информации, унификация данных в справочниках.
- Номенклатура – перечень товарно-материальных ценностей и готовой продукции, которые приобретает, производит или реализует компания.
- Признак (Классификационный признак) – свойство или характеристика записи ТМЦ, позволяющее установить ее сходство или отличие от других записей ТМЦ.